关于湖北科技学院采购合同及合同执行情况大检查的通知

校内各单位：

为保护学校的合法权益，维护正常经济秩序，提升采购效率和质量，进一步规范合同签订、履约验收、合同终止等行为，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》等法律法规和学校规章制度，即日起学校将对2016年1月1日—2017年12月31日期间采购项目的采购合同及合同执行情况进行大清理、大检查。

一、采购合同大检查的目的

开展对2016年以来采购项目的采购合同及合同执行情况大检查，旨在增强相关部门和人员的法律意识，纠正合同签订及合同执行中的不当行为。强化合同履行中的合法性、合规性和真实性，对合同执行中可能存在的违法违规行为防微杜渐，防患于未然，立足于整改，做到纠偏到位、追究到位。强化校内责任追究机制，严格依法依规执行合同，提升采购效率和质量。

通过对采购合同及合同执行情况大检查，促使采购活动更加规范，合同管理更加严格、内控机制更加健全，资金使用绩效更加优化，促进学校各项事业健康发展。

二、采购合同及执行情况检查的范围

本次采购合同及执行情况大检查，主要检查采购合同签订、执行等环节的内部控制及风险管理的合法性、合规性、有效性；合同资料完整性、真实性；合同签订、履约、变更、验收、终止、执行的真实性、合法性、合规性。

（一）采购合同检查对象

负责项目合同组织、实施、执行的校内各单位为采购合同检查对象，其部门负责人为第一责任人，对本部门合同签订、履行、变更、验收、终止以及执行等情况负责。

（二）检查范围：2016年1月1日——2017年12月31日内的采购项目

各部门对照2016年、2017年采购台账（采购与招投标管理中心提供），对2016年1月1日—2017年12月31日的采购项目的采购合同全部纳入检查范围，包括各类工程合同、各类货物采购合同、各类服务采购合同等，应包含合同签订、履约、变更、验收、终止、执行等过程中形成的全部资料。

三、采购合同及执行情况检查的具体内容

（一）采购合同通用内容的检查

主要检查合同执行过程中下列内容是否存在变更；是否存在与“采购文件、投标（响应）文件（含：最后报价、成交供应商承诺书、评审会记录、成交（中标）通知书，等等）”不一致的地方；检查合同执行中的合法性、真实性，检查合同履行效果。

1.检查合同当事人的法人资质、合同内容是否符合相关法律和法规的要求；

2.检查合同双方是否具有资金、技术及管理等方面履行合同的能力；

3.检查合同的内容是否与“采购文件、投标（响应）文件（含：最后报价、成交供应商承诺书、评审会记录、成交（中标）通知书，等等）”的要求相符合；

4.检查合同条款是否全面、合理，有无遗漏关键性内容，有无不合理的限制性条件，法律手续是否完备；

5.检查合同是否明确规定甲乙双方的权利和义务；

6.检查合同是否存在损害国家、集体或第三者利益等导致合同无效的风险；

7.检查合同是否有过错方承担缔约过失责任的规定；

8.检查合同是否有按优先解释顺序执行合同的规定。

（二）工程类

主要检查合同执行过程中下列内容是否存在变更，是否存在与“采购文件、投标（响应）文件（含：最后报价、成交供应商承诺书、评审会记录、成交（中标）通知书，等等）”不一致的地方，检查合同执行中的合法性、真实性及是否严格按照合同执行。

1.勘察设计合同

勘察设计合同检查合同是否明确规定建设项目的名称、规模、投资额、建设地点，具体包括以下内容：

（1）检查合同是否明确规定勘察设计的基础资料、设计文件及其提供期限；

（2）检查合同是否明确规定勘察设计的工作范围、进度、质量和勘察设计文件份数；

（3）检查勘察设计费的计费依据、收费标准及支付方式是否符合有关规定；

（4）检查合同是否明确规定双方的权力和义务；

（5）检查合同是否明确规定协作条款和违约责任条款。

2.施工合同

（1）检查合同是否明确规定工程范围，工程范围是否包括工程地址、建筑物数量、结构、建筑面积、工程批准文号等；

（2）检查合同是否明确规定工期，总工期及各单项工程的工期能否保证项目工期目标的实现；

（3） 检查合同的工程质量标准是否符合有关规定；

（4）检查合同工程造价计算原则、计费标准及其确定办法是否合理；

（5）检查合同是否明确规定设备和材料供应的责任及其质量标准、检验方法；

（6）检查所规定的付款和结算方式是否合适；

（7）检查隐蔽工程的工程量的确认程序及有关内部控制是否健全，有无防范价格风险的措施；

（8）检查中间验收的内部控制是否健全，交工验收是否以有关规定、施工图纸、施工说明和施工技术文件为依据；

（9）检查质量保证期是否符合有关建设工程质量管理的规定，是否有履约保函；

（10）检查合同所规定的双方权力和义务是否对等，有无明确的协作条款和违约责任；

（11）检查采用工程量清单计价的合同，是否符合《建设工程工程量清单计价规范》的有关规定。

3.委托监理合同

（1）检查监理公司的监理资质与建设项目的建设规模是否相符；

（2）检查合同是否明确所监理的建设项目的名称、规模、投资额、建设地点；

（3）检查监理的业务范围和责任是否明确；

（4）检查所提供的工程资料及时间要求是否明确；

（5）检查监理报酬的计算方法和支付方式是否符合有关规定；

（6）检查合同有无规定对违约责任的追究条款。

（三）货物与服务类

（1）审查供货商是否符合招标文件要求的供应商资格。

（2）审查合同的审签程序是否合规。

合同起草是否使用了正规的合同版本；草签的合同是否经过法制办、管理部门审签；是否履行分级授权审批手续；若需公证的合同是否办理了必要的公证手续；

（3）采购合同条款的完备性和合同内容的合法性。

采购合同应包含如下基本内容：合同标的；数量和质量；价格和结算方式；运输方式；履约期限、地点和方式；违约责任等。首先应审查合同中是否包含上述内容，有关规定是否明确、具体。其次，应审查签约双方的权利和义务是否明确并具有对等性。再次，应审查确定有无利用合同从事非法行为的可能性。最后，应审查合同条款规定是否为学校争取到最大的财务利益，如充分考虑付款条件和资金优势，选择合理的货款支付方式等。

（4）采购合同的执行结果。

审查合同内容是否得到全面、严格地履行；审查有无合同违约、违约的原因及违约处理结果；如对方违约，是否及时进行索赔；如本方违约，责任人是否向分管领导提交书面报告，经审批后办理赔偿手续，并追究相关责任；协商不成的合同纠纷是否及时上报上级领导和法律部门，通过申请仲裁或向人民法院起诉解决合同纠纷。

（5）审查合同管理制度是否完善，有无重大合同变更的应对防范措施。

（6）审查合同的归档和保管是否完整。审查合同是否按序编号；台帐登记是否清晰完整；支持性文件是否齐全，是否包括采购合同正本、合同补充协议、技术协议、采购订单、合同审签表及其它合同附件。

（四）合同变更的检查

1.检查合同变更的原因，以及是否存在合同变更的相关内部控制；

2.检查合同变更程序执行的有效性及索赔处理的真实性、合理性；

3.检查合同变更的原因以及变更对成本、工期及其他合同条款的影响的处理是否合理；

4.检查合同变更后的文件处理工作，有无影响合同继续生效的漏洞。

（五）合同履行的检查

1.检查是否全面、真实地履行合同；

2.检查合同履行中的差异及产生差异的原因；

3.检查有无违约行为及其处理结果是否符合有关规定；

4.检查合同付款是否与合同一致。

（六）终止合同的检查

1.检查终止合同的报收和验收情况；

2.检查最终合同费用及其支付情况；

3.检查索赔与反索赔的合规性和合理性；

五、采购合同及执行情况检查组成及分组

检查组由学校办公室、财务处、审计处、采购与招投标管理中心4个单位各派2个业务熟练人员组成，检查组联络点设在采购与招投标管理中心。

领导小组：钟儒刚、徐启刚、毛晔、徐志清、许长才；

组长：钟儒刚

货物与服务组检查小组：徐胜利 董治平 万希辽 何多益

负责人：徐胜利

工程类检查小组：刘伟 殷勇 陈任

负责人：刘伟

六、采购合同及执行情况检查的方法和步骤

具体分为三个阶段：

（一）自查自纠阶段（自6月25日至 7月10 日）

1、各项目执行单位（院部及职能部门）根据采购与招投标管理中心提供的2016年、2017年采购台账分年度填写《采购合同及执行自查情况汇总表》，并准备相关材料，发现问题要主动上报并立即自觉纠正。要在规定时间内准备好检查的材料，自查报告和《采购合同及执行自查情况汇总表》由部门负责人签字、部门盖章，各部门负责人对自查自纠工作负完全责任。7月2日前交项目管理部门汇总。

2、各项目管理部门于7月10日前完成汇总，形成自查报告和《采购合同及执行自查情况汇总表》交采购与招投标管理中心，另需准备以下材料：

1.合同编号

2.施工技术资料

3.合同变更、签证资料（含校内审批手续）

4.验收报告

5.合同终止的相关材料

6.设备货物接收清单

7.项目交付后的使用情况（项目执行使用部门提供）

8.跟合同相关的其他材料

（二）检查阶段（自7 月 10 日至7 月 15 日）

采取普遍性检查与重点抽查相结合，对每一个部门提交的资料逐一核对、核查。对重点抽查合同直接进行调查取证或延伸检查，重点抽查面不低于30%。

检查组分类分析合同执行情况对检查中发现的问题，适时提出检查决定、建议和工作报告，并报学校采购与招投标工作领导小组及学校相关领导。

（三）整改阶段（7月 15 日至 9 月底）

此次检查采取边查边整改，针对检查中发现的问题，根据国家的法律、法规、政策和学校规定，及时建立健全各项规章制度，要求风险防控责任落实到具体人，制度约定的责任追究办法具体到人。

七、联系电话：8231136

联系人：张锐麟

采购与招投标工作领导小组

2018年6月23日