湖北科技学院采购档案管理办法

湖科办发〔2019〕53号

湖北科技学院采购档案管理办法

第一章 总则

第一条为提高我校采购档案管理工作水平，保护采购档案资料的完整与安全，利于采购档案的查找与调阅，促进档案工作规范化、制度化和科学化,根据《中华人民共和国档案法》（2016年11月7日全国人民代表大会常务委员会第二十四次会议修正）、《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部令第27号）、《中华人民共和国政府采购法》（2014年修订，第九届全国人民代表大会常务委员会第二十八次会议通过）、《中华人民共和国招标投标法》（中华人民共和国国务院令第658号）相关规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条本办法所称的采购档案，包括招投标管理部门开展采购业务时，根据法律规定必须保存的有关文字、图表、声像等不同形式的各种记录。档案资料除特殊情况外均要求采用原件。

第二章 收集、归档

第三条采购档案的收集、整理、归档由采购与招投标管理部门负责。

第四条在采购项目执行过程中工作人员应认真收集并妥善保管采购文件；项目采购文件未移交前由项目主办人对项目资料的真实性、完整性、有效性负责并妥善保管，移交后由档案管理人员负责。档案管理人员负责档案的整理、立卷、归档、贮存和管理工作，并定期制作项目归档情况明细表，2年后移交学校档案馆。

第五条公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商项目档案应包含以下资料：

（一）采购申请。包括主要校领导或分管校领导、部门审批意见，会议纪要等。

（二）招标文件。包括分管校领导、部门审批意见等。

（三）投标供应商的投标文件。包括所有投标文件电子文档，中标人纸质投标文件。

（四）开标记录。包括开标时间、开标地点、唱标记录、讨论内容等。

（五）评标文件。包括符合性检查表、商务评分表、商务评分汇总表、技术评分表、技术评分汇总表、报价评审表、评标结论表等。

（六）中标（成交）通知书，中标（成交）公告。

（七）供应商履约评价表。

（八）其他应保存的有关资料，如废标原因、质疑函及回复等。

（九）相关影像资料。包括开标、评标、定标的影音录像资料。

第六条单一来源采购项目档案主要包含以下资料：

（一）单一来源采购申请材料。

（二）单一来源谈判记录。

（三）中标（成交）通知书，中标（成交）公告。

（四）其他应保存的有关资料。

（五）相关影像资料。

第七条招投标管理部门对纸质、电子以及照（胶）片、录像（录音）带等各种载体的档案材料同步归档。

第八条档案管理人员要对采购项目的全部资料进行及时整理，保证档案资料的完整、真实、有效。归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准要求。原则上要求是原件，具有凭证作用的文件材料须加盖印章。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》。整理要求主要包括：档案操作过程中形成的文件和资料是否齐全；项目资料是否遗漏或相互矛盾；其他不符合档案完整性、真实性的情况是否存在，如有不符合要求的应尽快补齐相应资料。

第九条必须严格地执行学校档案管理规章制度，技术整理符合学校档案馆规定的业务技术标准。

（一）将采购项目基本资料，按顺序装订成册并进行编码。顺序为：活页卷、招标文件、中标（成交）供应商投标文件、其他供应商投标文件（按唱标顺序）、资格预审文件。

（二）将项目名称及页数写入卷内文件目录。

（三）按目录顺序将成册资料装入档案盒内。

（四）每年度末编制采购档案目录，按项目类别及编号顺序或大宗专项采购项目进行组卷，标注存放位置，保证存放标识清晰有效。

（五）档案材料移交、接收必须履行手续，填写移交目录、立卷说明书或归档说明书各一式两份，写明案卷标题、密级、保管期限、卷内文件页数、案卷总数及移交时间，交接双方要在移交目录上签名、盖章，各执一份存查。

第三章 采购档案的利用与公开

第十条采购档案主要为本校管理工作服务。

（一）因工作需要查阅档案者，凭本人有效证件在说明利用档案的目的和范围、办理登记手续、填写好调阅内容后，可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录或复制。

（二）凡需要摘抄或复制保密档案、未公开档案的，须经相关领导批准。

（三）档案利用者要爱护档案，确保档案的保密、完整与安全。借阅的档案不得转借他人，不准许拆卷、抽页、剪裁，不准删改、圈点或勾画档案内容，不准泄密、失密，归还的档案应完好无损。借出的档案须在规定时间内归还。

（四）档案工作人员加强业务指导与监督，对档案利用者归还的档案应仔细清点、查核无误后方可签字注销，如有损坏，应立即追究责任。

（五）档案管理人员应及时将利用后的档案放回原处。

第四章 保管、保密和销毁

第十一条档案保管期限：采购项目的采购全过程档案保存十五年。

第十二条存放档案须有专用柜架。档案柜编顺序号，以便于管理和查找。档案保管要注意保证贮存场所的清洁卫生，采取有效措施做好防虫、防湿、防火、防盗和保密工作。

第十三条 档案管理人员及其他相关人员应严格遵守保密原则，确保档案的安全。严格执行档案入库、保管、借阅、移交等有关制度和规定。

第十四条 保管期满的项目档案副本送指定地点销毁。

第五章 附则

第十五条本办法自发布之日起施行。